Giải pháp âm thanh phòng họp trực tuyến

This post's average rating is: 5

Hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng phát triển, đi cùng với đó là các chi nhánh, hợp tác ngày càng cao. Khi đó, nhu cầu liên lạc trực tiếp để báo cáo kết quả kinh doanh cũng như lên kế hoạch chiến lược phát triển trong thời gian tới là vô cùng cấp bách và cần thiết. Tuy nhiên, do vẫn đề về địa điểm, thời gian hoặc gặp dịch bệnh, thiên tai, việc di chuyển trở nên khó khăn hơn. Vì vậy để giảm bớt chi phí đi lại, chi phí thời gian giữa các doanh nghiệp, tổ chức đã thực hiện ứng dụng khoa học cộng nghệ trực tuyến vào trong cuộc họp. Giải pháp phòng họp thông minh này giúp doanh nghiệp có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả đồng thời tiết kiện được chi phí đi lại.

Vậy mô hình phòng họp trực tuyến này là mô hình như thế nào, một phòng họp trực tuyến có những thiết bị gì? Giá cả như thế thế nào?… Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm cho bạn một số thông tin mà bạn chưa nắm rõ. Nếu bạn có nhu cầu lắp hệ thống này, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi theo sđt: 0989 682 236 hoặc 0982 655 355 để Lạc Việt Audio có thể tư vấn hỗ trợ bạn kịp thời nhất.

Mô hình phòng họp trực tuyến là gì?

Trong thời gian vừa qua, các cụm từ như “phòng họp omline” , ” phòng họp trực tuyến”, ” phòng họp trực tuyến zoom“, ” đào tạo từ xa”,… đã trở thành những từ khoá “hot” trên các công cụ tìm kiếm. Có rất nhiều lượt tìm kiếm những từ khoá này trên các trang mạng, Google Việt Nam. Điều đó chứng tỏ được rằng, số người quan tâm tới phòng họp trực tuyến ngày càng tăng cao. Vậy hệ thống phòng họp trực tuyến là gì?

Phòng hợp trực tuyến là việc tiến hành hội nghị, hội họp thông qua video từ các thiết bị như máy tính, điện thoại thông minh giữa hai hay nhiều người được thực hiện tại nhiều địa điểm khác nhau, các thiết bị được kết nối thông qua mạng internet để truyền dữ liệu âm thanh và video với mục đích giao tiếp trong thời gian thực.

Phòng họp trực tuyến được xem là mô hình cao nhất của phòng họp hiện nay. Phòng họp trực tuyến giúp các thành viên trao đổi trực tiếp để giải quyết các vấn đề cho dù khoảng cách địa lý rất xa. Các doanh nghiệp lớn có nhiều công ty con, các tổ chức có đơn đóng rải rác ở các tỉnh thành thì phương án thiết kế phòng họp trực tuyến là hợp lý. Vừa tiết kiệm thời gian công sức chi phí đi lại vừa mang lại hiệu quả công việc.

Hiện tại có rất nhiều mô hình phòng họp trực tuyến, tuy nhiên mỗi một mô hình sẽ đáp ứng mỗi nhu cầu sử dụng của khách hàng và nó đều có một mục đích chung là kết nối giữa các phòng họp trao đổi thông tin với nhau qua mạng trực tuyến.

Các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức đang có mong muốn xây dựng các phòng họp trực tuyến, tuy nhiên họ chưa hình dung hay nắm được cần những thiết bị gì? Đó là công việc của chúng tôi, Lạc Việt Audio chuyên tư vấn các giải pháp âm thanh phòng họp trực tuyến.

Phân loại các giải pháp phòng họp trực tuyến

Hiện tại đang có 2 giải pháp phòng họp trực tuyến miễn phí đó chính là: Phòng họp trực tuyến sử dụng hệ thống phần cứng và phòng họp trực tuyến sử dụng hệ thống phần mềm. Đây là 2 giải pháp được phòng họp trực tuyến thông minh tiết kiệm chi phí nhất dành cho mọi đối tượng khách hàng. Dưới đây Lạc Việt Audio xin chia sẻ cho khách hàng nắm được rõ về hai giải pháp này để có lựa chọn phù hợp cho cơ quan, doanh nghiệp của mình

Phòng họp trực tuyến bằng hệ thống phần cứng

Ở giải pháp này toàn bộ các thiết bị giữa các điểm cầu đều cần sử dụng chung một hệ thống thiết bị giống nhau mới có thể kết nối được và hệ thống họp trực tuyến, tại trụ sở chính sẽ sử dụng thiết bị đa điểm, các chi nhánh sẽ sử dụng thiết bị đơn điểm và kết nối với một phần mền tuỳ ý.

Đây cũng là giải pháp phòng họp trực tuyến chính phủ Việt Nam thực hiện trong các cuộc họp thường niên. Với giải pháp này, các nguyên thủ quốc gia, bộ trưởng có thể tham gia cuộc họp, điều trần hay trả lời trực tiếp với các cử tri cả nước mà không cần đến từng địa điểm, địa phương, khu vực.

• Điểm mạnh của giải pháp này là đảm bảo độ bảo mật cao, an toàn tuyệt đối cho dữ liệu cuộc gọi, cho chất lượng cuộc gọi tốt, không hạn chế người tham dự, đường truyền tương đối ổn định và ít xẩy ra lỗi cục bộ do mạng kém và có thể kết hợp với phần mềm họp mọi lúc mọi nơi. Hiện tại một số hãng được đánh giá cao như: PASO,Aver, Polycom,…
• Điểm yếu của hệ thống phòng họp trực tuyến này là để có được chất lượng cuộc gọi cao, người sử dụng cần đường truyện mạng tốt. Bên cạnh đó, để xây dựng một hệ thống họp trực tuyến dùng toàn bộ phần cứng ở giải pháp này khách hàng cần bỏ ra chi phí rất cao ở mỗi điểm cầu và nó có một nhược điểm lớn là khi hệ thống họp trực tuyến kết nối với một hệ thống hop trực tuyến bằng phần cứng trực tuyến khác thì nó lại không liên kết được và các điểm cầu trực tuyến sẽ không thông tin hiệu với nhau do xung đột phần mềm vì vậy khá là ít khách hàng cơ quan doanh nghiệp lựa chọn giải pháp họp trực tuyến thông qua hệ thống phần cứng

Phòng họp trực tuyến bằng hệ thống phần mềm

Giải pháp phòng họp thông minh hiện nay được sử dụng rất phổ biến, hoạt động trên nền tảng các phần mềm miễn phí như: Zoom, Google Meet, Sky, Zalo…. được kết nối với các thiết bị như camera và micro họp trực tuyến, loa, laptop, điện thoại để tham gia cuộc gọi.

Ở đây Lạc Việt đề cấp đến đối tượng khách hàng sử dụng là cơ quan, doanh nghiệp họp trực tuyến giữa các điểm cầu với nhau thông qua các phần mềm trên.

• Điểm mạnh của hệ thống họp trực tuyến thông qua phần mềm là đường truyền tốt, các phần mềm được sử dụng phổ biến hầu hết là các phần mềm của các tập đoàn lớn trên thế giới cho phép người sử dụng dùng miễn phí thông qua hình thức đăng ký tài khoản cá nhân hoặc doanh nghiệp. Khách hàng chỉ cần bỏ chi phí để cho những thiết bị để họp như: Microphone họp trực tuyến, camera họp online và các thiết bị điều khiển liên quan đến hệ thống họp trực tuyến từ đó có thể dễ dàng họp giữa các điểm cầu với nhau thông qua các phần mềm được cấu hình sẵn.
• Điểm yếu, đây là giải pháp phòng họp trực tuyến miễn phí nên tính bảo mật không được quá cao, bên cạnh đó ở một số ứng dụng, số người tham dự sẽ bị hạn chế như hệ thống phòng họp trực tuyến zoom bị giới hạn 100 người tham gia và chỉ với cuộc họp trong 40 phút.

Bộ thiết bị cho phòng họp trực tuyến

Để setup phòng họp trực tuyến chúng ta không thể bỏ qua những thiết bị công nghệ được sử dụng. Với mỗi giải pháp phòng họp thông minh sẽ có những thiết bị khác nhau.

Phòng học trực tuyến thông qua phần cứng

Để họp trực tuyến thông qua phần cứng khách hàng sẽ cần phải lựa chọn một nhà cung cấp hệ thống sever và các thiết bị liên quan như là: Bộ tương tác truyền thành, microphone họp trực tuyến đa hướng hoặc các dòng micro họp trực tuyến không dây đơn hướng tương tác giữa các đại biểu điểm cầu bên này và các các điểm cầu khác.

• Bộ tương tác truyền hình trực tuyến

Để seup phòng họp trực tuyến thông qua phần cứng, thiết bị đầu tiên được kể đến là bộ tương tác truyền hình trực tiếp.

Một bộ tương tác truyền hình trực tuyến đầy đủ sẽ bao gồm:

1. Codec : Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh thông qua đường truyền.
2. Camera cho phòng họp trực tuyến – Thu tín hiệu hình ảnh.
3. Microphone họp trực tuyến – Thu tín hiệu âm thanh.
4. Remote – Điều khiển từ xa
5. Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm

Trong một số trường hợp, phòng họp trực tuyến cần trang bị thêm MCU( Multi Control Unit) – thiết bị quản lý đa điểm.

Tuỳ vào nhu cầu kết nối để lựa chọn bộ thiết bị họp trực tuyến cho phù hợp.

• Đường truyền mạng

Hệ thống thiết bị phòng họp trực tuyến hoạt động thông qua kết nối với đường truyền mạng. Để bắt đầu cuộc họp, người dùng cần kết nối các thiết bị của mình với đường truyền mạng thích hợp.

Đây là một yếu tố quan trọng trực tiếp quyết định tới chất lượng cuộc họp của bạn. Vì vậy, băng thông của đường truyền cần đảm bảo một số yêu cầu về được truyền như đạt ít nhất 1Mbps để có độ phân giải full HD cho màn hình. Ngoài ra, với phòng họp trực tuyến, đường truyền trung tâm cần bằng tổng tốc độ đường tuyền của mỗi nhánh

• Màn hình hiển thị

Màn hình hiển thị là hình ảnh được hiển thị và nội dung cần chia sẻ ở các điểm cầu.  Để có được chất lượng cuộc gọi tốt nhất, bạn cần sử dụng màn hình LED hoặc màn chiếu có độ phân giải cao như tivi, màn chiếu. Nhưng với kinh nghiệm lắp đặt phòng họp trực tuyến và setup phòng họp trực tuyến cho nhiều đơn vị, Lạc Việt Khuyên bạn nên sử dụng Tivi để có được hình ảnh hiện thị tốt nhất.

• Một số thiết bị hỗ trợ khác

Ngoài ra, tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng, số người tham dự một điểm và kích cỡ phòng họp mà cần trang bị thâm một số thiết bị hỗ trợ khác như loa hội nghị trực tuyến, webcam họp trực tuyến

Phòng học trực tuyến thông qua phần mềm

Hệ thống họp trực tuyến bằng phần mềm được sử dụng và cách bố trí phòng họp trực tuyến vô cùng nhanh chóng và tiện lợi. Trước tiên bạn cần nắm rõ được hệ thống họp trực tuyến sẽ bao gồm những thiết bị gì.

• Phần mềm

Phòng học trực tuyến thông qua phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng như: Zoom, Zalo, google Metting, skype, teams,…. Thông thường các phần mềm này sẽ được hỗ trợ hoàn toàn miễn phí nhưng để sử dụng được một số tính năng cao hơn, chất lượng tốt hơn bạn sẽ phải trả phí theo nhu cầu sử dụng của mình.

• Camera họp trực tuyến

Đây là thiết bị để thu tín hiệu hình ảnh, camera họp online càng chất lượng, chất lượng hình ảnh thu được càng cao. Hiện nay, trên thị trường còn có các sản phẩm camera họp trực tuyến hiện đại có khả năng tự động bám theo diễn giả dựa vào công nghệ nhận diện âm thanh. Tự động zoom cận cảnh để hình ảnh buổi họp tự nhiên và chuyên nghiệp nhất.

• Micro hội nghị trực tuyến

Ngoài camera họp trực tuyến, bạn cần chuẩn bị thêm micro họp hội nghị trực tuyến. Micro có chức năng thu tín hiệu âm thanh cho phòng họp. Số lượng microphone họp trực tuyến không cố định, được tăng giảm tuỳ chỉnh vào diện tích của phòng họp. Nếu phòng họp trực tuyến rộng sẽ cần thêm nhiều micro hơn để gần người ngồi họp và thu âm được rõ tiếng nhất.

• Bộ điều khiển trung tâm cho phòng họp trực tuyến

Trong hệ thống âm thanh phòng họp, cần có thiết bị điều khiển trung tâm để vận hành sự hoạt động của các thiết bị trong hệ thống. Bộ điều khiển có thể sử dụng để bật tắt, giảm âm lượng và thực hiện cuộc gọi chính xác nhất.

• Loa họp trực tuyến

Thông thường, các thiết bị phòng họp trực tuyến luôn được tích hợp thêm loa mic họp trực tuyến để phát ra âm thanh. Tuy nhiên, với những không gian phòng họp rộng, loa kèm mic họp trực tuyến của thiết bị phát ra âm thanh không đủ để cả phòng họp đề nghe được rõ ràng. Vì vậy, bạn cần đầu tư thêm hệ thống loa họp trực tuyến tạ các góc của căn phòng.

Tuỳ thuộc vào diện tích, không gian của phòng họp mà bạn có thể setup loa họp trực tuyến. Bởi không gian phòng họp trực tuyến cần được tận dụng tối ưu nhất nên hệ thống họp trực tuyến thường được sử dụng loa treo tường và loa âm trần.

• Amply, cục đẩy công suất cho loa mic họp trực tuyến

Đối với phòng họp trực tuyến có số lượng người tham gia lớn, hệ thống loa họp trực tuyến không đủ phát ra âm thanh như mong muốn, bạn cần sử dụng thêm các thiết bị giúp âm thanh của loa được tốt nhất như amply công suất cho loa. Với khả năng tái tạo và phát ra âm thanh tuyệt vời, các amply,công suất sẽ mang tới cho bạn chất lượng âm thanh rõ ràng, chân thực.

• Đường truyền mạng

Tương tư giải phát phòng họp trực tuyến bằng phần cứng, phòng họp trực tuyến bằng phần mềm cũng cần đường truyền mạng để có thể bắt đầu cuộc họp.

• Màn hình hiển thị:

Màn hình giúp hiển thị hình ảnh trong phòng họp trực tuyến bằng phần mềm đa dạng hơn. Bạn có thể sử dụng ti vi, màn chiếu điện thoại, máy tính,….

• Và một số thiết bị khác

Ngoài ra, bạn có thể cần sử dụng thêm một số thiết bị khác như remote, tai nghe, dây tín hiệu,.. để bổ trợ nhắm thuận tiện nhất cho việc theo dõi và trao đổi khi họp.

Lạc Việt đã triển khai hàng trăm dự án phòng họp trực tuyến,âm thanh hội nghị truyền hình trực tuyến cho các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp, các phòng họp với các thiết bị đáp ứng được hết tất cả các như cầu và mục đích sử dụng của khách hàng. Dưới đây sẽ là bảng thống kê chi tiết về thiết bị và số lượng cụ thể của một phòng họp trực tuyến.

STT	HÌNH ẢNH SẢN PHẨM	MÔ TẢ SẢN PHẨM CƠ BẢN	Hãng sản Xuất
1		Full HD 1080p 30fps Tiêu chuẩn H.264 UVC 1.5 với công nghệ Mã hóa Video có thể mở rộng (SVC) Lấy nét tự động 3 cài đặt sẵn cho camera họp trực tuyến cùng với nút vị trí home Đèn chỉ báo LED tắt tiếng/bật tiếng video Chân máy có ren tiêu chuẩn	Logitech
2		Bộ điều khiển trung tâm kỹ thuật số. Màn hình cảm ứng màu độ nét cao 4,3 ” Hỗ trợ 128 đơn vị hội nghị; tối đa 4096 đơn vị có phần mở rộng Giao diện mạng TCP / IP Tự động, hẹn giờ phát biểu và các chức năng quản lý dữ liệu khác. Tích hợp công nghệ DSP hiệu suất cao Hệ thống theo dõi cam tự động Đăng ký và ghi âm hội nghị	NUOXUN
3		• Màn hình hiển thị màu sắc trung thực 1,77 inch; • Tích hợp loa 3-6W bên trong hộp micro họp trực tuyến dành chủ tịch • Tích hợp giắc cắm tai nghe 3,5 mm • Tích hợp phím tăng âm lượng và điều chỉnh micro họp trực tuyến • Với cáp đực 2.1m 8PIN, các micro micro họp trực tuyến được kết nối qua bộ chia • Thiết kế đầu vào microphone họp trực tuyến (thêm giắc micrô lavalier); • Đáp ứng tần số: 100-16000Hz; • Độ nhạy: -40 ± 2dB • Khoảng cách đón: 20 ~ 50 cm	NUOXUN
4		• Màn hình hiển thị màu sắc trung thực 1,77 inch; • Tích hợp loa 3-6W bên trong hộp micro họp trực tuyến chủ tịch • Tích hợp giắc cắm tai nghe 3,5 mm • Tích hợp phím tăng âm lượng và điều chỉnh microphone họp trực tuyến • Với cáp đực 2.1m 8PIN, các micro được kết nối qua bộ chia • Thiết kế đầu vào micrô (thêm giắc micrô lavalier); • Đáp ứng tần số: 100-16000Hz; • Độ nhạy: -40 ± 2dB • Khoảng cách đón: 20 ~ 50 cm	NUOXUN
5		Công suất đầu ra định mức 40W Công suất theo trở kháng 40-20-10-5W & 8Ω Đầu vào dòng 100V hoặc 70V & 8Ω Đáp ứng tần số 100-20KHz SPL (@ 1W / m) 90 ± 3dB Hệ thống loa hai chiều loa trầm 6,5 inch và loa tweeter lụa 1,5 inch Kích thước 310 × 213 × 195mm Khối lượng tịnh 3,7kg	ASIMA
6		Loại Amply kết nối bluetooth Công suất đầu ra định mức: 120W Dải tần số: 60Hz-15kHz (± 3dB) Tỷ lệ: S / N Dòng ≥ 85dB, Mic≥ 72dB Nguồn cấp: AC110-240V & 24V DC / 50-60Hz Kích thước: 320 (W) × 210 (D) × 90 (H) mm Cân nặng: 4,9kg	ASIMA
7		Thiết bị xử lý tín hiệu âm thanh: Eqlazer, Comprossor, Feedback (chống hú rít)	KING
8		Tủ rack chuyên nghiệp 12U	Case
9		Trọn bộ dây rack phụ kiện kết nối	Việt nam

Khách hàng có nhu cầu nhận báo giá và cần hỗ trợ tư vấn thêm về hệ thống cấu hình âm thanh phòng họp trực tuyến vui lòng liên hệ trực tiếp tới số điện thoại: 0982 655 355  và 0989 682 236 để được tư vấn và báo giá cấu hình, hoặc lên một phương án phù hợp với mục đích và mức đầu tư của khách hàng.

Giá thiết bị phòng họp trực tuyến

Chi phí luôn là vấn đề mà người dùng quan tâm nhất. Với mỗi giải pháp phòng họp thông minh khác nhau sẽ có một mức giá khác nhau. Giá thiết bị phòng họp trực tuyến sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như: số địa điểm tham gia cuộc họp, số thiết bị sử dụng trong mỗi cuộc họp, thương hiệu,…

Giá thiết bị phòng họp trực tuyến thông qua phần cứng

Đối với phòng họp trực tuyến thông qua phần cứng thì chi phí đầu tư sẽ lơn hơn khá nhiều, đồng thời, việc lắp đặt hệ thống âm thanh phòng họp trực tuyến là cố định nên sẽ hạn chế không gian di chuyển qua các địa điểm khác nhau.

Giá của một bộ thiết bị họp trục tuyến thông qua phần cứng sẽ dao động từ vài triệu tới vài trăm triệu. Tuỳ thuộc và diện tích không gian phòng họp, số lượng điểm cầu, thương hiệu lắp đặt mà chúng ta lựa chọn bộ thiết bị phòng họp trực tuyến sao cho hợp lý.

Giá thiết bị phòng họp trực tuyến thông qua phần mềm

Đối với họp trực tuyến qua phần mềm thì ngoài laptop đa số người dùng sẽ có nhu cầu đầu tư thêm các thiết bị như camera và micro họp trực tuyến usb, loa họp trực tuyến,.. để nâng cấp chất lượng cuộc họp. Chi phí những thiết bị này khá rẻ chỉ từ vài trăm nghìn cho một thiết bị. Tuy nhiên để đảm bảo được chất lượng cuộc họp tốt nhất chúng ta nên lựa chọn những thiết bị chất lượng của các thương hiệu uy tín trên thị trường hiện nay như Aver, logitech,….

Giá của camera họp trực tuyến + loa kèm mic họp trực tuyến các thương hiệu này thường dao động vào khoảng vài triệu đến hơn 30 triệu đồng. Người dùng nên tuỳ thuộc vào số lượng người họp và không gian phòng hộp mà lựa chọn thiết bị phù hợp.

Xem thêm:

• Giải pháp âm thanh phòng họp Nuoxun
• Giải Pháp Âm Thanh Phòng Họp Nhỏ 40 -70m2

Cách setup phòng họp trực tuyến

Tạo phòng họp online qua phần cứng sẽ mất nhiều chi phí hơn so với phòng họp trực tuyến qua phần mềm, vì vậy để có được một phòng họp chất lượng nhất, bạn cần thiết lập một phương án kế hoạch phù hợp nhất:

• Xác định nhu cầu kết nối

Tuỳ thuộc vào quy mô, mỗi đơn vị cần xác định được nhu cầu và số lượng điểm kết nối để lựa chọn thiết vị phòng họp trực tuyến phù hợp nhất.

Có hai mô hình kết nối chính là mô hình kết nối hai điểm và mô hình kết nối từ ba điểm trở lên.

• Xác định mức ngân sách đầu tư

Mỗi đơn vị doanh nghiệp sẽ có một ngân sách đầu tư khác nhau, vì vậy bạn cần xác định được ngân sách đầu tư của doanh nghiệp để lựa chọn mô hình, giải pháp thiết bị cho phù hợp nhất.

Để setup được phòng họp trực tuyến phụ thuộc chủ yếu vào các yếu tố: Số điểm cầu kết nối mà lựa chọn số thiết bị, mạng kết nối cho phù hợp; Dựa vào thương hiệu thiết bị sử dụng để setup cho phòng họp trực tuyến

• Xác định nhu cầu sử dụng

Một trong những yếu tố trong kế hoạch tạo phòng họp online là cần xác định nhu cầu sử dụng cụ thể là số người tham gia phòng họp trực tuyến và thiết bị sử dụng trong phòng họp trực tuyến

Với số người tham gia: phương án tối ưu nhất để tiết kiệm chi phí là sử dụng các phòng họp trực tuyến miễn phí thông qua các phần mềm trên máy tính, laptop hay máy tính bảng để tham gia cuộc họp. Tuy nhiên đối với nhóm có trên 10 người cần lắp đăt camera cho phòng họp trực tuyến có độ phân giải cao, có khả năng quay toàn cảnh và sử dụng nhiều camera để quay ở nhiều góc độ và vị trí khác nhau.

• Lựa chọn thiết bị

Sau khi xác định được nhu cầu tham gia, bạn cần tiến hành lựa chọn các thiết bị phục vụ cho phòng họp trực tuyến như số lượng và thương hiệu loa họp trực tuyến, camera phục vụ họp trực tuyến, micro cho phòng họp trực tuyến

• Xây dụng mô hình và thực hiện demo

Sau khi lắp đặt hệ thống họp trực tuyến bạn cần chạy thử để kiểm tra các thiết bị hoạt động có ổn không hay gặp trục trặc không. Bên cạnh đó, cần kiểm tra mô hình lắp đặt đã tối ưu hay chưa để rút kinh nghiệm và thay đổi mô hình cho những lần lắp đặt tiếp theo.

Hướng dẫn sử dụng phòng họp trực tuyến miễn phí

Phòng họp trực tuyến zoom là phòng họp trực tuyến miễn phí được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Tuy nhiên không phải cũng biết cách tạo phòng họp trực tuyến miễn phí.

Để có cách tạo phòng họp trực tuyến miễn phí, bạn cần thực hiện một số bước dưới đây

• Bước 1: Chuẩn bị phòng họp

Mỗi đơn vị tham gia cần chuẩn bị nội thất và các thiết bị phòng họp cụ thể như bàn ghế, thiết bị trình chiếu, tài liệu, văn bản,…

• Bước 2: Cài đặt phần mềm họp trên laptop

Để tạo phòng họp trực tuyến miễn phí, các đơn vị cần sử dụng các phần mềm miễn phí được thống nhất từ trước. Với mỗi phần mềm miễn phí sẽ có ưu và nhược điểm khác nhau vì vậy, bạn cần phụ thuộc nhu cầu và mục địch sử dụng để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất.  Có rất nhiều phẩn mềm, ứng dụng họp trực tuyến miễn phí phổ biến hiện nay như Zoom, Google Meet, Skype,…Lựa chọn giữa các đầu cầu cần đồng bộ, dùng chung một phần mềm.

• Bước 3: Kết nối camera và micro họp trực tuyến vào laptop thông qua USB

Sau khi cài đặt phần mềm, hãy kết nối các thiết bị cần thiết như micro họp trực tuyến, camera họp trực tuyến vào laptop/PC,… thông qua USB.

• Bước 4: Mở các phần mềm họp trực tuyến miễn phí và tạo phòng

Sau khi mở phần mềm hãy lựa chọn đăng ký tài khoản và tạo phòng. Khi tạo phòng bạn cần chú ý và ghi nhớ ID cũng như mật khẩu phòng đã tạo. Copy URL để gửi cho những người sẽ tham gia vào cuộc họp.

• Bước 5: Cấp ID và Password để mọi người có thể Join phòng

Để mọi người có thể tham gia phòng họp trực tuyến qua Zoom, bạn cần cung cấp ID và pasword để mọi người có thể join vào phòng. ID và Password của phòng họp cần được bảo mật và không được chia sẻ với những người không liên quan để tránh các trường hợp bảo mật thông tin và quấy rối trong cuộc họp.

• Bước 6 Tiến hành cuộc họp

Sau khi tiến hành hết các bước trên, bạn có thể tham gia phòng họp trực tuyến, tuy nhiên nhược điểm của phòng họp trực tuyến miễn phí qua zoom là số lượng người tham gia một cuộc họp. Vì vậy bạn có thể sử dụng các phần mềm khác như tạo phòng họp trực tuyến qua teams hoặc tạo phòng họp trực tuyến trên zalo.

Một số lưu ý quan trọng khi setup phòng họp trực tuyến

Khi thiết kế phòng họp trực tuyến, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Yếu tố nội thất

Để tiết kiệm chi phí nhất có thể, thiết kế phòng họp trực tuyến cần có thiết kế đơn gian, đầy dủ trang thiết bị cần thiết như bàn ghế để họp. Bạn có thể sử dụng phòng họp hình bán nguyệt hoặc phòng họp hình oval để webcam họp trực tuyến dễ dàng quay được hết người trong phòng họp. Ghế được lựa chọn loại ghế hội trường thông thường, hạn chế sử dụng ghế lưng tựa cao gây cản chở tầm nhìn của người sau.

Nên thiết kế phòng họp trực tuyến theo hình vòng cung hoặc hình chữ U để mọi người đều có thể tập trung vào màn hình lớn, đảm bảo truyền đại được hình ảnh tốt nhất.

• Hạn chế trang trí

Thiết kế phòng họp trực tuyến nên đơn giản, hạn chế trang trí rườm rà. Phòng họp online càng đơn giản càng không gây khó khăn cho quá trình ghi hình. Đặc biệt, không đặt những khung kính trong phòng họp vì chúng có thể gây loá, chói mắt, ảnh hưởng tới chất lượng hình ảnh. Bên cạnh dó, việc hạn chế trang trí phòng họp online cũng giúp người xem có thể tránh mất tập trung trong quá trình tham gia.

• Lựa chọn tông màu thích hợp

Khi tham gia phòng họp trực tuyến, không nên lựa chọn những tông màu rực rỡ, gây chói mắt, phản chiếu ánh sáng khi trình chiếu.

Bởi đây là trình chiếu trực tuyến, vì vậy mọi yếu tối đều làm ảnh hưởng tới kết quả hiển thị, bạn nên lựa chọn những màu sắc có tông nhạt, trung tính nhu màu ghi, nâu xám, nhạt be,…. để đảm bảo hiển thị tốt nhất.

• Mức độ ánh sáng cho phòng họp

Để đảm bảo ánh sáng cho phòng họp được tốt nhất, bạn cần lựa chọn mức độ ánh sáng cho phù hợp, nên tránh để ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera họp trực tuyến làm loá mắt, ảnh hưởng chất lượng hình ảnh trong quá trình họp trực tuyến.

• Bộ thiết bị phòng họp trực tuyến

Bạn nên chuẩn bị đầy đủ các thiết bị cần thiết khi tham gia phòng họp online. Hãy thử chúng trước khi bắt đầu cuộc họp để đảm bảo tối đa chất lượng cuộc họp được tốt nhất.

Đối với các thiết bị như camera họp trực tuyến và micro họp trực tuyến, loa hội nghị trực tuyến,… bạn cần thiết lập sẵn và đặt chúng ở vị trí luôn sẵn sàng nhất sử dụng khi cần thiết.

Cho thuê phòng họp trực tuyến

Ngoài ra, để tiết kiệm chi phí và thời gian lắp đặt phòng họp trực tuyến, hình thức cho thuê phòng họp trực tuyến cũng ngày càng trở nên phổ biến hơn. Đây là giải pháp được các phòng họp trực tuyến cho thuê setup sẵn và các doanh nghiệp có thể sử dụng với mức gia phù hợp hơn.

Các địa chỉ phòng họp online cho thuê sẽ giúp các doanh nghiệp có những trải nghiệm với đầy đủ các thiết bị như màn chiếu, bàn ghế, tivi, camera và micro họp trực tuyến, loa họp trực tuyến ,… hỗ trợ cho cuộc họp tốt nhất.

Một số địa chỉ cho thuê phòng họp trực tuyến tại Hà Nội như:

• Cho thuê phòng họp trực tuyến tại quận Ba Đình
• Cho thuê phòng họp trực tuyến tại Cầu Giấy
• Cho thuê phòng họp trực tuyến tại quận Thanh Xuân
• Cho thuê phòng họp trực tuyến tại quận Hà Đông
• Cho thuê phòng họp trực tuyến tại quận Nam từ Liêm

Trên đây là một số địa chỉ cho thuê phòng họp trực tuyến có uy tín nhất hiện nay trên địa bàn Hà Nội.

Lạc Việt Audio- chuyên cung cấp bộ thiết bị phòng họp trực tuyến tại Hà Nội

Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc thiết kế, lắp đặt hệ thống họp trực tuyến cho phòng họp online, Lạc Việt tự tin là đơn vị hàng đầu tại Hà Nội chuyên cung cấp các thiết bị chất lượng cao với giá thanh hợp lý nhất. Với mỗi không gian phòng họp trực tuyến, chúng tôi có một phương án, kế hoạch khác nhau đáp ứng mọi mong muốn của khách hàng.

Nếu bạn đang có nhu cầu sở hữu cho mình một phòng họp online hãy liên hệ ngay với Lạc Việt Audio để được tư vấn và lựa chọn cho mình những sản phẩm, phương án phòng họp trực tuyến phù hợp nhất nhé.

Duy Shinota

Là người kinh doanh trong lĩnh vực âm thanh hơn 15 năm qua ,tôi hiện là giám đốc tại Lạc Việt Audio -nhà phân phối thiết bị âm thanh số 1 Việt Nam.Chúng tôi chuyên cung cấp và setup các sản phẩm thiết bị và hệ thống âm thanh chuyên nghiệp có chất lượng tốt nhất cùng mức giá cạnh tranh hàng đầu tại thị trường trong nước